Kuro apskaita

Įmonėje, turinčioje bent 1 automobilį savo nuosavybėje ar kitaip valdant transporto priemonę, kuri reikalinga įmonės veiklos vykdymo etapuose, privalu vesti kuro apskaitą. Transporto priemonių kuro sąnaudos tinkamai pagrįstos gali būti pagal nustatytas kuro sąnaudų normas, kelionių lapuose įregistruotus kelionių maršrutus ar tikslines išvykas. 

Atsižvelgiant į įmonės veiklos pobūdį, vykdomų kelionių tikslus bei transporto priemonių naudojimo sąlygas, įmonės apskaitoje galima savarankiškai nustatyti kaip apskaitomas kuras.

Kuro apskaitos tvarkymo žingsniai

Taigi, kokius žingsnius svarbu atlikti, siekiant, jog įmonės vadovas bei apskaitą tvarkantis asmuo nepasimestų kuro apskaitoje ir jos tvarkyme?

Visų pirma, būtina patvirtinti kiekvieno automobilio kuro sunaudojimo normas.

Sekantis žingsnis būtų kuro pajamavimas kiekvienam automobiliui atskirai (jei jų įmonėje yra daugiau nei 1). Taip pat svarbiausias ir dažniausiai daugiausia keblumų sukeliantis reikalavimas - turėti įrodymus, jog išnaudotas kuras buvo dėl įmonės reikmių. Kaip tai sprendžiama? Visi pagrindiniai kuro apskaitos duomenys turėtų būti fiksuojami kelionės lapuose arba kuro nurašymo aktuose.

Nesvarbu, kuris iš šių dokumentų naudojamas, abiejuose iš jų privalo būti odometro (skaičiuojančio nuvažiuotą automobilio atstumą) duomenys (nurašomi mėnesio pradžioje ir pabaigoje) bei nurodyta kas važinėjo automobiliu. 

Galime įvardinti sąlygas, kurias būtina atitikti norint pagrįsti, jog automobilis įmonėje naudojamas tinkamai:

• automobilis būtinas įmonės ekonominei veiklai vykdyti ir ekonomiškai juo labiau apsimoka naudotis nei nuomojantis transporto priemonę arba naudojantis taksi paslaugomis. Svarbu pabrėžti, jog kelionė į darbą ir iš jo nėra laikoma darbo funkija, todėl šis laikas priskiriamas automobilio naudojimo asmeniniam stikslams laikui;

• automobilis bei jo kuras naudojamas tik vykdant įmonės veiklą, arba tik vykdant įmonės veiklą ir šiek tiek asmeniniams tikslams ir yra mokamos pajamos natūra. Natūra mokami mėnesiniai mokesčiai sudaro 55 proc. darbo užmokesčio nuo 0,75 proc. automobilio vertės. Itin svarbu, jog darbo tikslais automobilis būtų naudojamas ženkliai daugiau nei asmeniniams poreikiams;

• turi būti detalūs kelionės lapai, kuriuose nurodoma: kas vairavo automobilį, kokiu tikslu ir pas ką buvo važiuota, tikslūs adresai kur buvo važiuota, nuvažiuotų kilometrų skaičius. Kiti, važinėjimą įmonės automobiliu, pagrindžiantys dokumentai taip pat gali būti: komandiruotės, sąskaitos, važtaraščiai ir pan.;

• jei mokamas nuomos mokestis už darbuotojo nuosavo automobilio naudojimą darbo tikslais: mokama ne kiekvieną mėnesį, dažnai mokama už nuvažiuotą kilometrų skaičių. Mokama nuomos kaina privalo atitikti rinkos kainą ir į ją turi būti įskaičiuota degalų kaina;

• įmonėje turi būti patvirtintos automobilio naudojimo, degalų įsigijimo ir kitos panašios tvarkos, susijusios su automobilio eksploatacija. 

Pajamų natūra

Šiomis dienomis vis dažniau kalbama apie asmeniniais tikslais naudojamą įmonei priklausantį automobilį. Naudojant transporto priemonę asmeniniams poreikiams privalo būti skaičiuojamos pajamos natūra už automobilį. Pajamas natūra apibūdiname kaip neatlygintinai, mainais ar lengvatine kaina gautą turtą ar paslaugas, kitą gautą naudą, kai iš to gaunama nauda pinigine išraiška galėtų būti priskiriama pajamoms. Paprasčiau tariant, pajamoms natūra priskiriama gauta darbuotojo nauda asmeniniais tikslais naudojant įmonės turtą (pvz. automobilį, baldus, techniką ir pan.).  

Pajamos natūra yra pajamų gavimo forma, bet ne pajamų rūšis. Kai pajamos natūra pripažįstamos, būtina nustatyti pajamų rūšį, gautą naudą pinigine išraiška bei nustatyti pajamų gavimo laiką bei pajamų klasę. 

Jei įmonės automobilis naudojamas darbuotojo asmeniniais tikslais, pajamos natūra gali būti skaičiuojamos 2 būdais:

• taikant ir naudojant automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą. Pajamos natūra apskaičiuojamos dauginant automobilio nuomos tikrosios rinkos kainą iš automobilio naudojimo darbuotojo asmeniniams poreikiams procentinės dalies. Skaičiuojant šiuo būdu į pajamas natūra įeina automobilio eksploatavimo išlaidos, išskyrus kurą, sunaudotą darbuotojo asmeniniams reikalams.

• remiantis automobilio tikrosios rinkos kainos procentine dalimi- tikroji rinkos kaina dauginama iš 0,70 proc (jei neįskaičiuojama kuro kaina) arba 0,75 proc. (kai įskaičiuojamas ir kuras). Naudojantis šiuo būdu pajamų natūra apskaičiavimui neberekia nustatinėti faktiškai ne darbo reikalais naudoto automobilio laiko. 

Taigi, pajamų natūra skaičiavimas nėra sudėtingas procesas. Itin svarbu įmonės vidaus tvarkos taisyklėse ir kituose įmonės teisės aktuose apibrėžti visus su pajamų natūra skaičiavimu susijusius klausimus. Svarbiausia visuomet kai atsiranda pajamos natūra- nustatyti kada jos atsiranda ir ar jos tikrai atsirado. 

Labai didelė tikimybė, jog tikrinant įmonei priklausančius automobilius bei jų eksploatavimo procesą, galima sulaukti priverstinio lengvųjų automobilių naudojimo apmokestinimo traktuojant mokestį kaip pajamas natūra už praėjusius 5 metus. Taip nutinka, jei automobilis verslo tikslais naudojamas tik labai retai arba jei automobilis naudojamas ofiso darbuotojų, kurie didžiąją darbo laiko dalį praleidžia biure ir pastovus automobilis jiems tikrai nėra būtinas, o taip pat jei automobilis nuomojamas iš darbuotojo mokant jam mėnesinį piniginį atlyginimą.

Kuro sąnaudų skaičiavimas

Siekiant degalų sąnaudas laikyti leidžiamais atskaitymais yra būtina pagrįsti, jog tam tikra transporto priemonė tuos degalus naudoja verslo tikslams, įmonės pajamoms uždirbti ar gauti kitokią naudą įmonės veiklai. Degalų sąnaudų sąsajas su pajamų uždirbimu turi pagrįsti degalų sunaudojimo bei įsigijimo dokumentai, tuo pačiu įrodantys, jog tam tikra transporto priemonė įsigytus degalus naudoja verslo tikslais. 

Atsižvelgiant į įmonės veiklos pobūdį bei kitas darbo sąlygas, pati įmonė turi galimybę nustatyti kokiais dokumentais turi būti įforminamas kuro bei kitų, su kurą naudojančių priemonių eksploatavimu susijusių, medžiagų sąnaudų vedimas. Gali būti pasirenkama naudoti degalų nurašymo aktus, degalų sunaudojimo ataskaitas ir pan. Naudojant tokius dokumentus, kuro bei kitos su automobilių naudojimu susijusios sąnaudos, gali būti pripažintos leidžiamais atskaitymais ir be dokumentų, kuriuose detaliai išdėstomi automobiliu važiuoti maršrutai (kelionės lapai).

Itin svarbu paminėti, jog praktikoje itin dažnai tikrinant kuro sąnaudų ataskaitas ir jas prašant pagrįsti reikalaujama kelionės lapų. Kiti įmonės pateikti kuro sąnaudas pagrindžiantys dokumentai laikomi nepakankamais. Tokie reikalavimai dažniausiai pateikiami tose tikrinamose įmonėse, kuriose ir taip matomas akivaizdus piktnaudžiavimas nepagrįstu įmonės automobilių eksploatavimu. 

Pabaigai

Apibendrinant, vykdant bent minimalius reikalavimus kuro apskaitoje galima jaustis ramesniems. Lengviausia, žinoma, toms įmonėms, kurios nuolat naudoja automobilius tik darbo reikalams (pavyzdžiui: kurjeriai, meistrai važiuojantys pas klientus į namus, interneto ir kitų telekomunikacijų atstovai ir pan.) ir turi tai pagrindžiančius dokumentus. Kuo dažniau automobilis be kuro sąnaudas ir eksploatacijos tikslą pagrindžiančių dokumentų naudojamas, tuo didesnė rizika ateityje susidurti su galimybe mokėti praėjusių 5 metų sukauptas pajamas natūra.